Zasady korzystania z GPS oraz kamery służbowej w samochodzie pracownika regulują przepisy Kodeksu pracy. Dodatkowo należy zwrócić szczególną uwagę na przepisy tzw. ustawy RODO w zakresie monitoringu służbowego. Poniżej najistotniejsze elementy, na które każdy pracodawca powinien zwrócić uwagę, podejmując decyzję o montażu monitoringu w samochodzie służbowym dla pracownika.
WARUNKI OBLIGATORYJNE:
- Poinformowanie pracownika użytkującego samochód służbowy o zamieszczeniu w nim systemu GPS oraz kamery oraz o jej wykorzystywaniu w trakcie pełnienia obowiązków służbowych. Poinformowanie powinno nastąpić nie później niż na dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu.
- Przyjęte zasady monitoringu w samochodzie należy zamieścić w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub w obwieszczeniu.
- Pisemne wskazanie pracownikowi zakresu danych, które będą zbierane za pomocą kamery czy urządzenia GPS w samochodzie służbowym, takich jak np.:
– styl jazdy pracownika użytkującego pojazd,
– miejsca przerw w podróży służbowej,
– miejsca przebywania,
– punkty tankowania. - Określenie w przejrzysty sposób zasad rejestrowania, wykorzystywania oraz miejsca przechowywania danych z monitoringu samochodowego.
- Wskazanie osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych pracownika.
- Umożliwienie pracownikowi wyłączenia GPS i kamery rejestrującej w czasie, kiedy korzysta on z pojazdu dla celów prywatnych, a nie służbowych.
- Jeżeli pracodawca zamierza korzystać z kamery w samochodzie służbowym w sposób nieprzerwany, nawet podczas gdy pracownik używa pojazd dla celów prywatnych, wówczas konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody pracownika.
- Jeżeli pracownik używa pojazdu tylko dla celów służbowych – nie ma wymogu zgody pracownika na założenie kamery w samochodzie.
- Poinformowanie pracownika o RODO – najlepiej na podstawie sporządzonego dokumentu o przetwarzaniu danych osobowych, który następnie pracownik podpisze.
ZAKAZY ZWIĄZANE Z MONITORINGIEM:
- Zakaz pozyskiwania i wykorzystywania danych pracownika w przypadku braku zamieszczenia takiego celu w wewnętrznym akcie prawnym firmy (tj. musi być wyrażona zgoda przez pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych na skutek montażu GPS i kamer w samochodach służbowych w celu np. weryfikacji miejsc tankowania pojazdu).
- Zakaz stosowania monitoringu z zamiarem kontrolowania wydajności swoich podwładnych (natomiast pracodawca ma prawo do tego, aby weryfikować, czy pracownicy faktycznie wykonują powierzone im obowiązki w czasie pracy).
- Zakaz wykorzystywania danych osobowych „przypadkowych” osób widniejących na nagraniach bez ich zgody.
SANKCJE ZA NIEPOINFORMOWANIE PRACOWNIKA ORAZ BRAK ZGODY PRACOWNIKA NA PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
- art. 49. ustawy RODO
1. Kto przetwarza w zbiorze dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do których przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
2. Jeżeli czyn określony w ust. 1 dotyczy danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym, sprawca podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3.
- art. 51. ustawy RODO
1. Kto administrując zbiorem danych lub będąc obowiązany do ochrony danych osobowych udostępnia je lub umożliwia dostęp do nich osobom nieupoważnionym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
- art. 52. ustawy RODO
Kto administrując danymi narusza choćby nieumyślnie obowiązek zabezpieczenia ich przed zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
- art. 53. ustawy RODO
Kto będąc do tego obowiązany nie zgłasza do rejestracji zbioru danych, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
- art. 54. ustawy RODO
Kto administrując zbiorem danych nie dopełnia obowiązku poinformowania osoby, której dane dotyczą, o jej prawach lub przekazania tej osobie informacji umożliwiających korzystanie z praw przyznanych jej w niniejszej ustawie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
W zakresie problematyki pracowniczej zapraszam do zapoznania się z artykułami:
apl. adw. Kinga Kępa
